Vertrag über Auftragsverarbeitung
Im Sinne von Art. 28 Abs. 3 DSGVO
Muster GmbH
Musterstr. 1
12345 Musterstadt
nachfolgend „Auftraggeber“
und
Maisonpure GmbH
Bismarckstr 55
41747 Viersen
nachfolgend „Maisonpure GmbH“
1. Allgemeine Bestimmungen und Vertragsgegenstand
1.1 Gegenstand des vorliegenden Vertrags ist die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag durch Maisonpure GmbH (Art. 28 DSGVO). Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist der Auftraggeber.
1.2 Inhalt des Auftrags, Kategorien betroffener Personen und Datenarten sowie Zweck der Vereinbarung sind Anlage 1 zu entnehmen.
1.3 Die Verarbeitung der Daten durch Maisonpure GmbH findet ausschließlich auf dem Gebiet der Bundesrepublik Deutschland, einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder einem Vertragsstaat des EWR-Abkommens statt. Die Verarbeitung außerhalb dieser Staaten erfolgt nur unter den Voraussetzungen von Kapitel 5 der DSGVO (Art. 44 ff.) und mit vorheriger Zustimmung oder nach vorheriger Weisung des Auftraggebers.
2. Vertragslaufzeit und Kündigung
Der vorliegende Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen und kann von jeder Vertragspartei mit einer Frist von drei Monaten ordentlich gekündigt werden. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Sofern und soweit nach Beendigung dieses Vertrags die in Anlage 1 beschriebenen Daten weiterhin verarbeitet werden, gilt dieser Vertrag für diese Verarbeitungen bis zur Beendigung der Verarbeitung fort.
3. Weisungen des Auftraggebers
3.1 Dem Auftraggeber steht ein umfassendes Weisungsrecht in Bezug auf Art, Umfang und Modalitäten der Datenverarbeitung ggü. Maisonpure GmbH zu. Maisonpure GmbH informiert den Auftraggeber unverzüglich, falls Maisonpure GmbH der Auffassung ist, dass eine Weisung des Auftraggebers gegen gesetzliche Vorschriften verstößt. Wird eine Weisung erteilt, deren Rechtmäßigkeit Maisonpure GmbH aus objektiv nachvollziehbaren Gründen anzweifelt, ist Maisonpure GmbH berechtigt, deren Ausführung vorübergehend auszusetzen, bis der Auftraggeber diese nochmals ausdrücklich bestätigt oder ändert. Besteht die Möglichkeit, dass Maisonpure GmbH durch das Befolgen der Weisung einem Haftungsrisiko ausgesetzt wird oder ihm sonstige Schäden drohen, kann die Durchführung der Weisung bis zur Klärung der Haftung im Innenverhältnis – oder bis zu einer Einräumung sonstiger angemessener Sicherheiten durch den Auftraggeber zur Abwendung von Schäden von Maisonpure GmbH – ausgesetzt werden.
3.2 Eine von den Weisungen oder ohne Weisungen des Auftraggebers abweichende Verarbeitung ist nur zulässig, wenn Maisonpure GmbH nach dem Recht der Europäischen Union oder der Mitgliedstaaten dem der Auftragsverarbeiter unterliegt zur Datenverarbeitung verpflichtet ist. Im Falle einer solchen Verarbeitung, informiert Maisonpure GmbH den Auftraggeber unverzüglich über beabsichtigte oder bereits eingeleitete Verarbeitung, sei denn, dass das betreffende Recht der Europäischen Union oder des Mitgliedstaates eine solche Mitteilung aufgrund eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet; in diesem Fall erfolgt die Mitteilung unverzüglich, sobald die rechtlichen Hindernisse nicht mehr bestehen.
3.3 Weisungen sind grundsätzlich schriftlich oder in einem elektronischen Format (z.B. per E-Mail) zu erteilen. Mündliche Weisungen sind in begründeten Einzelfällen zulässig und werden vom Auftraggeber unverzüglich schriftlich oder in einem elektronischen Format bestätigt. In der Bestätigung ist ausdrücklich zu begründen, warum keine Weisung in Textform erfolgen konnte. Der Auftraggeber hat Person, Datum und Uhrzeit der mündlichen Weisung in angemessener Form zu dokumentieren.
3.4 Der Auftraggeber benennt auf Verlangen von Maisonpure GmbH eine oder mehrere weisungsberechtigte Personen. Personelle Änderungen sind Maisonpure GmbH unverzüglich mitzuteilen.
4. Kontrollbefugnisse des Auftraggebers
4.1 Der Auftraggeber ist berechtigt, die Einhaltung der gesetzlichen und vertraglichen Vorschriften zum Datenschutz und zur Datensicherheit vor Beginn der Datenverarbeitung und während der Vertragslaufzeit regelmäßig, im erforderlichen Umfang, zu kontrollieren. Maisonpure GmbH hat diese Überprüfungen – einschließlich Inspektionen – die vom Auftraggeber oder einem anderen von diesem beauftragten Prüfer durchgeführt werden, zu ermöglichen und zu diesen beizutragen.
4.2 Der Auftraggeber hat dafür zu sorgen, dass die Kontrollmaßnahmen verhältnismäßig sind und nicht zu einer übermäßigen Beeinträchtigung des Geschäftsbetriebs führen. In der Regel soll eine Prüfung nur nach vorheriger Anmeldung erfolgen, es sei denn, die vorherige Anmeldung würde den Kontrollzweck gefährden. Wenn der Auftraggeber einen Prüfer bestellt, darf dieser nicht im unmittelbaren Wettbewerbsverhältnis zu Maisonpure GmbH stehen.
4.3 Die Ergebnisse der Kontrollen sind vom Auftraggeber in geeigneter Weise zu protokollieren.
4.4 Maisonpure GmbH verpflichtet sich, dem Auftraggeber alle erforderlichen Informationen zum Nachweis der Einhaltung der in Art. 28 DSGVO niedergelegten Verpflichtungen zur Verfügung zu stellen.
5. Allgemeine Pflichten von Maisonpure GmbH
5.1 Die Verarbeitung der vertragsgegenständlichen Daten durch Maisonpure GmbH erfolgt ausschließlich auf Grundlage der vertraglichen Vereinbarungen in Verbindung mit den ggf. erteilten Weisungen des Auftraggebers. Eine hiervon abweichende Verarbeitung ist nur zulässig, wenn Maisonpure GmbH nach dem Recht der Europäischen Union oder der Mitgliedstaaten zur Datenverarbeitung verpflichtet ist. Im Falle einer solchen Verarbeitung, informiert Maisonpure GmbH den Auftraggeber unverzüglich über beabsichtigte oder bereits eingeleitete Verarbeitung, es sei denn, dass das betreffende Recht der Europäischen Union oder des Mitgliedstaates eine solche Mitteilung aufgrund eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet; in diesem Fall erfolgt die Mitteilung unverzüglich, sobald die rechtlichen Hindernisse nicht mehr bestehen.
5.2 Maisonpure GmbH hat zu gewährleisten, dass sich die zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen (Art. 28 Abs. 3 lit. b DSGVO). Vor der Unterwerfung unter die Verschwiegenheitspflicht dürfen die betreffenden Personen keinen Zugang zu den vom Auftraggeber überlassenen personenbezogenen Daten erhalten.
6. Technische und organisatorische Maßnahmen
Maisonpure GmbH hat geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung eines angemessenen Schutzniveaus festgelegt und diese in Anlage 2 dieses Vertrags festgehalten. Die dort beschriebenen Maßnahmen wurden unter Beachtung der Vorgaben nach Art. 32 DSGVO ausgewählt. Maisonpure GmbH wird die technischen und organisatorischen Maßnahmen regelmäßig und anlassbezogen überprüfen und anpassen.
7. Unterstützungspflichten von Maisonpure GmbH
7.1 Maisonpure GmbH verpflichtet sich gem. Art. 28 Abs. 3 lit. e DSGVO, den Auftraggeber unter Berücksichtigung der Art der Vereinbarung nach Möglichkeit mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen dabei zu unterstützen, dessen Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung der in Kapitel III, Art. 12 – 22 DSGVO genannten Rechte der betroffenen Personen, nachzukommen. Dies gilt insbesondere für die Erteilung von Auskünften und die Löschung, Berichtigung oder Einschränkung personenbezogener Daten.
7.2 Maisonpure GmbH wird den Auftraggeber ferner gem. Art. 28 Abs. 3 lit. f DSGVO bei dessen Pflichten nach Art. 32-36 DSGVO (insb. Meldepflichten) unterstützen. Die Reichweite dieser Unterstützungspflichten bestimmt sich im Einzelfall unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der Informationen, die Maisonpure GmbH zur Verfügung stehen.
8. Einsatz von Unterauftragsverarbeitern (Subunternehmer)
8.1 Maisonpure GmbH ist zum Einsatz von Unterauftragsverarbeitern (Subunternehmern) berechtigt. Alle zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses bereits bestehenden Subunternehmerverhältnisse von Maisonpure GmbH sind diesem Vertrag abschließend in Anlage 3 beigefügt. Für die in Anlage 3 aufgezählten Subunternehmer gilt die Zustimmung mit Abschluss dieses Vertrags als erteilt.
8.2 Beabsichtigt Maisonpure GmbH den Einsatz weiterer Subunternehmer, wird Maisonpure GmbH dies dem Auftraggeber rechtzeitig - spätestens jedoch zwei Wochen - vor deren Einsatz in schriftlicher oder elektronischer Form anzeigen. Der Auftraggeber hat nach dieser Mitteilung zwei Wochen Zeit, der Hinzuziehung des/der Subunternehmer zu widersprechen. Erfolgt innerhalb dieser Frist kein Widerspruch, gilt die Hinzuziehung des/der Subunternehmer(s) als genehmigt. In dringenden Fällen (z.B. bei kurzfristig benötigten Fehleranalysen oder Mängelbeseitigungen), kann Maisonpure GmbH die Anzeige- und Widerspruchsfrist für Subunternehmer angemessen verkürzen. Erfolgt ein fristgerechter Widerspruch, dürfen die betroffenen Subunternehmer nicht eingesetzt werden. Widersprüche sind nur bei Vorliegen eines sachlichen Grundes zulässig, der der Widerspruchsbenachrichtigung beizulegen ist.
8.3 Subunternehmer werden von Maisonpure GmbH unter Beachtung der gesetzlichen und vertraglichen Vorgaben ausgewählt. Sämtliche Verträge zwischen Auftragsverarbeiter (Maisonpure GmbH) und Unterauftragsverarbeiter (Subunternehmerverträge) müssen den gesetzlichen Vorschriften über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag genügen; dies betrifft insbesondere die Implementierung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO im Betrieb des Subunternehmers. Nebenleistungen, welche Maisonpure GmbH zur Ausübung von geschäftlichen Tätigkeiten in Anspruch nimmt, stellen keine Unterauftragsverhältnisse im Sinne des Art. 28 DSGVO dar. Nebentätigkeiten in diesem Sinne sind insbesondere Telekommunikationsleistungen ohne konkreten Bezug zur Hauptleistung, Post- und Transportdienstleistungen sowie sonstige Maßnahmen, welche die Vertraulichkeit und/oder Integrität der Hard- und Software sicherstellen sollen und keinen konkreten Bezug zur Hauptleistung aufweisen. Maisonpure GmbH wird jedoch auch bei diesen Drittleistungen die Einhaltung der gesetzlichen Datenschutzstandards (insbesondere durch entsprechende Vertraulichkeitsvereinbarungen) sicherstellen.
8.4 Sämtliche Verträge zwischen Maisonpure GmbH und dem Unterauftragsverarbeiter (Subunternehmerverträge) müssen den Anforderungen dieses Vertrags und den gesetzlichen Vorschriften über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag genügen.
8.5 Die Beauftragung von Subunternehmern in Drittstaaten ist nur zulässig, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO gegeben sind und der Auftraggeber zugestimmt hat.
9. Mitteilungspflichten von Maisonpure GmbH
9.1 Verstöße gegen diesen Vertrag, gegen Weisungen des Auftraggebers oder gegen sonstige datenschutzrechtliche Bestimmungen sind dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen; das gleiche gilt bei Vorliegen eines entsprechenden begründeten Verdachts. Diese Pflicht gilt unabhängig davon, ob der Verstoß vom Maisonpure GmbH selbst, einer bei Maisonpure GmbH angestellten Person, einem Subunternehmer oder einer sonstigen Person, die Maisonpure GmbH zur Erfüllung vertraglicher Pflichten eingesetzt hat, begangen wurde.
9.2 Ersucht ein Betroffener, eine Behörde oder ein sonstiger Dritter Maisonpure GmbH um Auskunft, Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung oder Löschung, wird Maisonpure GmbH die Anfrage unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten und das weitere Vorgehen mit ihm abstimmen.
9.3 Maisonpure GmbH wird den Auftraggeber unverzüglich informieren, wenn Aufsichtshandlungen oder sonstige Maßnahmen einer Behörde bevorstehen, von denen auch die Verarbeitung, Nutzung oder Erhebung der durch den Auftraggeber zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten betroffen sein könnten. Darüber hinaus hat Maisonpure GmbH den Auftraggeber unverzüglich über alle Ereignisse oder Maßnahmen Dritter zu informieren, durch welche die vertragsgegenständlichen Daten gefährdet oder beeinträchtigt werden könnten.
10. Vertragsbeendigung, Löschung und Rückgabe der Daten
Maisonpure GmbH verpflichtet sich, nach Abschluss der Erbringung der Verarbeitungsleistungen alle vertragsgegenständlichen personenbezogenen Daten nach Wahl des Auftraggebers entweder zu löschen oder zurückgeben und die vorhandenen Kopien zu löschen, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht.
11. Datengeheimnis und Vertraulichkeit
Maisonpure GmbH ist unbefristet und über das Ende dieses Vertrages hinaus verpflichtet, die im Rahmen der vorliegenden Vertragsbeziehung erlangten personenbezogenen Daten vertraulich zu behandeln. Maisonpure GmbH hat hierbei insbesondere durch geeignete Maßnahmen dafür zu sorgen, dass die ihm überlassenen auftragsgegenständlichen Daten nicht gegenüber unbefugten Dritten offengelegt werden; innerhalb seines Betriebs hat er durch geeignete Maßnahmen dafür zu sorgen, dass die vertragsgegenständlichen Daten nur denjenigen Personen gegenüber offengelegt werden, die die Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen (Need-to-Know-Prinzip). Maisonpure GmbH verpflichtet sich, Mitarbeiter mit den einschlägigen Datenschutzbestimmungen und Geheimnisschutzregeln vertraut zu machen und sie zur Verschwiegenheit zu verpflichten, bevor diese ihre Tätigkeit bei Maisonpure GmbH aufnehmen.
12. Haftung
12.1 Maisonpure GmbH haftet ggü. dem Auftraggeber im Innenverhältnis nicht, wenn die haftungsauslösende Datenverarbeitung/Maßnahme in Folge einer Weisung des Auftraggebers durchgeführt wurde. Das gleiche gilt für Maßnahmen, die mit dem Auftraggeber abgestimmt wurden (z.B. TOMs nach Art. 32 DSGVO). Als Abstimmung gilt es auch, wenn eine Regelung in diesem Vertrag auf Verlangen des Auftraggebers eingefügt wurde.
12.2 Der Auftraggeber hat dafür zu sorgen, dass die originäre Erhebung der im Auftrag verarbeiteten Daten rechtmäßig erfolgt. Insbesondere hat er die ggf. erforderlichen Einwilligungen vollständig und korrekt einzuholen. Sofern Maisonpure GmbH im Außenverhältnis wegen eines Verstoßes gegen diese Pflicht in Anspruch genommen wird, haftet der Auftraggeber Maisonpure GmbH gegenüber im Innenverhältnis und stellt Maisonpure GmbH vom ggf. entstandenen Schaden frei.
12.3 Im Übrigen bleiben die gesetzlichen Haftungsregelungen (insb. Art. 82 DSGVO) unberührt.
13. Schlussbestimmungen
13.1 Änderungen dieses Vertrags und Nebenabreden bedürfen der schriftlichen oder elektronischen Form, die eindeutig erkennen lässt, dass und welche Änderung oder Ergänzung der vorliegenden Bedingungen durch sie erfolgen soll.
13.2 Sind die Vertragsparteien Kaufleute, juristische Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist der Sitz von Maisonpure GmbH Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag; ausschließliche Gerichtsstände bleiben hiervon unberührt.
13.3 Sollte sich die DSGVO oder sonstige in Bezug genommenen gesetzlichen Regelungen während der Vertragslaufzeit ändern, gelten die hiesigen Verweise auch für die jeweiligen Nachfolgeregelungen.
13.4 Sollten einzelne Teile dieser Vereinbarung unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hiervon unberührt.
13.5 Sämtliche Anlagen zu diesem Vertrag sind Vertragsbestandteil.
Ort, Datum Unterschrift (Auftraggeber)
Ort, Datum Unterschrift (Maisonpure GmbH)